Assistant(e) administratif et ressources humaines

Rattaché hiérarchiquement à l’adjoint de direction administratif et ressources humaines, l’Assistant(e) administratif et ressources humaines est également rattaché fonctionnellement à la Directrice Générale de l’association.

Missions

Assistanat de direction :

·         Tenue de l’agenda de la Directrice

·         Gestion des déplacements de la Directrice et des membres du conseil d’administration

·         Gestion des appels et des correspondances du siège

·         Conseils d’administration et assemblées générales : préparation des réunions, application des procédures juridiques (gestion de registres, déclarations en préfecture …).

·         Tenue des dossiers administratifs de la direction (exemples : tutelles, financeurs, évaluateurs …)

·         Préparation et suivi du calendrier des demandes de subventions

·         Communication interne : rédaction et diffusion de notes, mise à jour du site internet

Support moyens généraux :

·         Commandes des fournitures administratives, du matériel informatique, achats de petits équipements …

·         Gestion de la maintenance obligatoire : planification des révisions des extincteurs, de l’alarme incendie, des chaudières, des bureaux et des appartements thérapeutiques.

·         Gestion des contrats d’assurance (notamment, les attestations, le suivi des sinistres, le suivi des contrats) en lien avec les chefs de services

·         Agenda de réservation des véhicules

·         Coordination de la maintenance informatique en lien avec le prestataire informatique : comptes informatiques (création / suppressions / modifications des adresses mails, accès…), incidents …

·         Accompagnement pour la gestion des achats et mise en place de contrats (contrat de nettoyage des locaux, téléphonie …)

·         Gestion de l’organigramme et de l’annuaire.

Gestion des ressources humaines :

·         Gestion administrative du personnel (dossier du personnel, pièces réglementaires, contrats, mutuelle, prévoyance, visites médicales, absences, congés, maladie, récupérations …)

·         Gestion administrative des recrutements

• Gestion et suivi des contrats CUI en lien avec France Travail

·         Préparation du plan de développement des compétences selon la législation sociale, la réglementation du travail et la politique des ressources humaines de la structure (notamment collecte des besoins en formation du personnel).

• Organisation de la logistique des déplacements des salariés en formation, ou en colloque.
• Accompagnement lors de l’intégration de nouveaux salariés

·         Contrôle des notes de frais des salariés avant transmission à la comptabilité

• Gestion des tickets restaurants

·         Préparation des variables de payes et contrôle les bulletins de salaires élaborés par le cabinet social.

• Support pour la gestion des IRP (Institution Représentatives du Personnel) : organisation des réunions, préparation et diffusion des documents, organisation des élections, tenue des registres…

Compétences

• Gestion administrative du personnel
• Gestion administrative
• Législation sociale
• Si possible, connaissance de la CCN 66
• Logiciels de gestion du temps de travail (mise en place prochaine)
• Maîtrise du pack Office et de l’outil numérique

• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
• Goût du travail en équipe
• Polyvalence
• Goût des initiatives
• Rigueur
• Confidentialité

Profil

Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, …) à Licence en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises, administration économique et sociale…, avec expérience dans une fonction similaire de 5 ans. La Connaissance du secteur sanitaire, médico-social ou social est souhaitée.

• PRISE DE FONCTION : 01.06.2024
• TYPE ET NATURE DE CONTRAT : CDI temps plein
• HORAIRES : 35 heures hebdomadaires
• LIEU DE TRAVAIL : 42 rue des Champs Elysées – Toulouse, Métro Marengo
• CONVENTION COLLECTIVE : Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966
• CLASSIFICATION CCN66 : Technicien supérieur
• SALAIRE : selon ancienneté et diplôme (à partir de 25 k€)
• AVANTAGES : Tickets restaurant / Mutuelle collective / Frais de transport / Prime vélo

Candidature

Nous vous remercions d’adresser votre CV et votre lettre motivation par mail avant le 20.05.2024 à l’attention de Jean BRIOT, Adjoint de direction administratif et Ressources Humaines à l’adresse suivante : adjoint.direction@clemence-isaure.org